Digitalisierung von Unterlagen
Warum sollten wir analoge Dokumente aus unserem Archiv digitalisieren?
Was sollten wir bei der Digitalisierung beachten?
Was sind geeignete Formate für Digitalisate?
Bei der Wahl der Dateiformate bei der Digitalisierung stellt sich zuerst die Frage, wofür die Digitalisate verwendet werden sollen. Hierbei kann zwischen der Nutzung von Digitalisaten und der digitalen Langzeitarchivierung unterschieden werden. Nutzungsderivate zeichnen sich durch einfache Darstellbarkeit (mit für Nutzer*innen aktuell verfügbaren Geräten, Betriebssystemen und Software) und/oder einfache digitale Übertragbarkeit aus. Formate für die digitale Langzeitarchivierung müssen möglichst stabil sein und weisen zudem eine hohe Informationsdichte auf. Ändern sich die Ansprüche an Nutzungsderivate, z. B. weil ein Dateiformat nicht mehr mit gängigen Geräten darstellbar ist, können auf Basis der Langzeitarchivierungsformate neue Nutzungsderivate erstellt werden. Bei der Wahl der Dateiformate ist es also praktisch, sich zunächst zu fragen, welche aktuellen und ggf. auch künftige Nutzungsformen die digitalisierten Medien ermöglichen sollen <Verweis auf Kapitel dLZA>. Auf forschungsdaten.info wird zwischen den Aspekten "Maschinenlesbarkeit, Von Menschen lesbar, Langzeitstabilität, Metadaten" unterschieden (https://forschungsdaten.info/themen/veroeffentlichen-und-archivieren/formate-erhalten/). Die vier Aspekte können in Betracht gezogen werden, wenn es darum geht, die richtigen Formate bei der Digitalisierung auszuwählen: Wie wichtig sind die jeweiligen Aspekte für die dauerhafte digitale Nutzbarkeit? Mit welchen Dateiformaten sind sie jeweils erreichbar?
Für verschiedene Medientypen/Erhaltungsgruppen (z.B. Text, Bild, Audio, Bewegtbild) bestehen verschiedene gängige Nutzungs- und Langzeitarchierungsformate. Quasi zum Standard geworden sind die Vorgaben der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) <Quelle?>.
Ein Monitoring der technischen Entwicklung von Langzeitarchivierungsformaten nimmt die Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen KOST (https://kost-ceco.ch/cms/willkommen.html) vor.
Weiterführende Literatur und Links
- CNFDI: Dateiformate für die Langzeitarchivierung: https://docs.nfdi4culture.de/ta4-digital-preservation-basics/3-wie-kommen-materialien-in-ein-digitales-langzeitarchiv/3-4-identifizierung-erhaltenswerter-eigenschaften/dateiformate-fuer-die-langzeitarchivierung
- forschungsdaten.info: Formate erhalten: https://forschungsdaten.info/themen/veroeffentlichen-und-archivieren/formate-erhalten/
- Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen KOST: https://kost-ceco.ch/cms/willkommen.html
- nestor-Arbeitsgruppe Media (2016): Leitfaden für die digitale Langzeitarchivierung audiovisueller Medien, Frankfurt am Main: urn:nbn:de:0008-2016102107