Digitale Langzeitarchivierung

Was sind Metadaten und warum sind sie für die digitale Langzeitarchivierung wichtig?

Digitalisate sind zunächst einmal Dateien, die ein analoges Archivgut in einer digitalen Form reproduzieren. Ein analoges Foto wird so zu einer jpg-Datei, die auf dem Bildschirm das selbe Bild anzeigen kann wie das analoge Foto. Eine Datei kann aber mehr speichern als nur eine digitale Repräsentation eines analogen Objekts. Das wird Metadaten genannt. Diese Zusatzinformationen werden im Digitalisat direkt mitgespeichert und können mit entsprechenden Programmen auch wieder ausgelesen und angezeigt werden. Ein bisschen ist das wie wenn eins auf der Rückseite einer Fotografie Ort und Datum sowie den Fotografen notiert. Mit anderen Worten: Eine Digitalisatsdatei sollte nicht nur eine Repräsentation des analogen Objektes enthalten, sondern nach Möglichkeit auch alle bekannten zusätzlichen Information zum Objekt: Wer hat das Foto geschossen? Wann und wo? In welchem Archiv liegt das Foto? Und so weiter. Und auch zum Digitalisat selbst sollten Zusatzinformationen gespeichert werden: Wer hat das Digitalisat erstellt? Wer hat die Rechte daran? Der Grundgedanke sollte immer sein: Wenn jemand zufällig das Digitalisat in die Hände fällt, welche Information sind für diese Person relevant, um verantwortlich mit der Datei umzugehen.

Die Vorteile durch die Speicherung von Metadaten in Digitalisatsdateien sind offensichtlich:

• Wenn wichtige Informationen zu einem Digitalisat nur in einer Datenbank gespeichert sind, dann sind diese Informationen verloren, wenn das Digitalisat irgendwie weitergereicht wird. Eine Speicherung dieser Informationen in der Datei selbst verhindert, dass durch Kopie und Weitergabe des Digitalisats dieses Wissen verloren geht.
• Metadaten können von Programmen ausgelesen werden und in einen Suchindex eingebunden werden. Das erleichtert es ungemein, Digitalisate zugänglich zu halten, selbst wenn sie ungeordnet auf einem Speichermedium herumliegen sollten.
• Metadaten in Dateien sind in der Regel strukturiert. Das heißt, die Bedeutung jedes Metadatenfeldes ist bekannt. Eine Name in einem Autor-Feld hat eine andere semantische Bedeutung wie ein Name in einem Themenfeld. Damit wird die Indizierung der Dateien vereinfacht.

So viel zu den (theoretischen) Vorteilen. In der Praxis tun sich aber auch Nachteile auf: Je nach Dateiformat werden Metadaten unterschiedlich gespeichert. Und selbst in ein und dem selben Dateiformat können Metadaten unterschiedlich vorliegen. Außerdem gibt es diverse proprietäre Erweiterungen bestehender Standards. Deshalb gibt es auch sehr unterschiedliche Werkzeuge, die einen sehr unterschiedlichen Funktionsumfang haben. Die Toolbox kann hier wenig Anregungen geben. Es gibt allerdings eine Art Schweizer Taschenmesser, nämlich das ExifTool (exif ist eigentlich ein Metadatenstandard für jpg-Dateien, das ExifTool beherrscht inzwischen aber auch beinahe jeden erdenklichen anderen Standard). Die Benutzung ist für Normalnutzer aber nicht gerade intuitiv, deshalb gibt es für verschiedene Plattformen auch verschiedene graphische Benutzeroberflächen, die auf der website von ExifTool aufgeführt sind.