Erschließung

Was ist Erschließung?

"Erschließen" bedeutet, Archivmaterial systematisch zu ordnen und die darin enthaltenen Informationen für Nutzende zugänglich zu machen (zu "verzeichnen", also die wesentlichen Informationen z.B. in eine Datenbank einzutragen). Dabei gibt es zwei Möglichkeiten des Vorgehens: zuerst Verzeichnen, dann Ordnen/Klassifizieren (→ "Bär`sches Prinzip") oder umgekehrt zuerst Ordnen/Klassifizieren, dann Verzeichnen (→ "Streifenmethode"). Die Entscheidung dafür hängt vom Zeitplan und von den Umständen ab.

- "Bär`sches Prinzip": das ist die übliche Methode

1. Verzeichnung (in der Reihenfolge, wie die Archivalien in die Hände der Archivar:innen fallen, Nummerierung fortlaufend (numerus currens), ohne auf Klassifikation Rücksicht zu nehmen)

2. Klassifikation (nachträglich in der Datenbank)

→ Vorteil: pragmatischeres, offenes Prinzip (Signaturen können nach hinten ergänzt werden bei Nachlieferungen) → Nachteil: die Signaturen werden nicht systematisch vergeben (die Signaturen “springen” in der Datenbank/im Findbuch unsystematisch)

- "Streifenmethode": sie wird meist für abgeschlossene Bestände verwendet

1. vorläufige Verzeichnung mit Papierstreifen (auf denen eine vorläufige Signatur steht und die in die Unterlagen gelegt werden)

2. Klassifikation

3. endgültige Verzeichnung

→ Vorteil: systematischere Signatur-Vergabe, Lagerung im Magazin entsprechend der Klassifikation → Nachteil: umständlich (zeitaufwendiger), da die Materialien mehrmals in die Hände genommen werden müssen

Ordnen

Zum Ordnen gehört die Erstellung einer Klassifikation, also einer systematischen Gliederung eines (Teil-)Bestandes in Untergruppen. Grundsätzlich sollte im Fall von Aktenbeständen die Systematik der Bestandsbildner:innen möglichst beibehalten werden. Aber es hängt sehr vom Zustand des übergebenen Bestandes ab, ob und wie umfangreich das Material doch nachträglich noch geordnet werden muss.

Im Idealfall gibt es einen übersichtlich geordneten Bestand, vielleicht sogar mit eigenen Signaturen und einer ausführlichen Abgabeliste der Bestandsbildner:in, so dass man sich für die Klassifikation daran orientieren kann. Im ungünstigsten Fall liegt ungeordnetes und loses Aktenmaterial vor und es gibt keine Abgabeliste dafür, so dass keinerlei Systematik erkennbar ist. Meistens aber ist das vorliegende Material irgendwie zwischen diesen beiden Extremen sortiert. Dann muss der (Teil-)Bestand gesichtet, eine Übernahmeliste und eine Klassifikation erstellt werden. Ziel ist dabei, die Arbeitszusammenhänge oder die Entstehungszusammenhänge zu rekonstruieren und in eine logische (chronologische oder thematische) Reihenfolge zu bringen.

In der Archivkunde gibt verschiedene Strukturprinzipien dafür, die z.B. hier nachgelesen werden können: Praktische Archivkunde : Ein Leitfaden für Fachangestellte für Medien- u. Inforamtionsdienste. Fachrichtung Archiv / Marcus Stumpf (Hrsg.). - Münster : Ardey-Verlag, 2018, S.122f).

Verzeichnen

Beim Verzeichnen geht es darum, wesentliche Informationen aus dem Archivmaterial zu dokumentieren, damit sie verfügbar gemacht werden können. In manchen Archiven gibt es dafür Excel-Tabellen, in anderen Datenbanken.

Es gibt Informationen, die zwingend aufgenommen werden sollten und solche, die zusätzlich aufgenommen werden können. Essentiell sind folgende:

- Signatur (laufende Nummer)

- Titel (Beschreibung des Inhaltes)

- Laufzeit (Datierung)

Optimalerweise gehört auch die Verschlagwortung dazu.

Zusätzliche Informationen sind folgende:

- Name Bestandsgeber:in

- Provenienz (Herkunft des Materials/ Bestandsbildner:in)

- Zugangssignatur (Akzessionsnummer)

- "Enthält-Vermerke" (Inhaltsangaben)

- Schutzfrist (ab wann darf das Material freigegeben werden)

- Erhaltungszustand

- Verweise

- Bemerkungen

- Alt-Signatur Bestandsbildner:in

Praxisbeispiel Archiv Deutsches Atomerbe:

Unter den folgenden beiden Links könnt Ihr sehen, welche Verzeichnungsangaben wir in unserer Datenbank verwenden.

Im ersten Bild ist der obere Teil einer Eingabemaske zu sehen, die im ersten Abschnitt ("Identifikation") u.a. die notwendigen Angaben "Signatur", "Titel", "Datum/Laufzeit" enthält. Im zweiten Abschnitt ("Kontext") geben wir u.a. den Namen von Bestandsgeber:in und Zugngssignatur ein und im dritten Abschnitt ("Inhalt und innere Ordnung") den "Enthält-Vermerk", also eine Inhaltsangabe, die mal ausführlicher und mal kürzer ist, je nach verfügbarer Zeit und Notwendigkeit:

Medium:ArchivDeutschesAtomerbe BeispielEingabemaskeAtoM-Ausschnitt1.jpg

Im zweiten Bild ist der untere Teil der Eingabemaske zu sehen - hier ist vor allem der Abschnitt "Zugriffspunkte" für uns wichtig, weil hier die Schlagworte vergeben werden können. Weitere Angaben sind die Benutzungsbedingungen (darf das vorhandene Digitalisat im Online-Katalog angezeigt werden oder nicht), der Dateiname eines Digitalisates und ein Vermerk, wer wann die Verzeichnung durchgeführt hat: