Erschließung

Was ist Erschließung?

"Erschließen" bedeutet, einen Aktenbestand systematisch zu ordnen und die darin enthaltenen Informationen für Nutzende zugänglich zu machen (zu "verzeichnen", also idealerweise die wesentlichen Informationen in eine Datenbank einzutragen). Dabei gibt es zwei Möglichkeiten des Vorgehens: zuerst Verzeichnen, dann Ordnen/Klassifizieren (→ Bär`sches Prinzip) oder umgekehrt zuerst Ordnen/Klassifizieren, dann Verzeichnen (→ Streifenmethode). Die Entscheidung dafür hängt vom Zeitplan und von den Umständen ab.

- Bär`sches Prinzip: das ist die übliche Methode

1. Verzeichnung (in der Reihenfolge, wie die Archivalien in die Hände der Archivar:innen fallen, Nummerierung fortlaufend (numerus currens), ohne auf Klassifikation Rücksicht zu nehmen)

2. Klassifikation (nachträglich in der Datenbank)

→ Vorteil: pragmatischeres, offenes Prinzip (Signaturen können nach hinten ergänzt werden bei Nachlieferungen) → Nachteil: die Signaturen werden nicht systematisch vergeben (die Signaturen “springen” in der Datenbank/im Findbuch unsystematisch)

- Streifenmethode: sie wird meist für abgeschlossene Bestände verwendet

1. vorläufige Verzeichnung mit Papierstreifen (auf denen eine vorläufige Signatur steht und die in die Unterlagen gelegt werden)

2. Klassifikation

3. endgültige Verzeichnung

→ Vorteil: systematischere Signatur-Vergabe, Lagerung im Magazin entsprechend der Klassifikation → Nachteil: umständlich (zeitaufwendiger), da die Materialien mehrmals in die Hände genommen werden müssen