Erschließung

Was ist Erschließung?

"Erschließen" bedeutet, einen Aktenbestand systematisch zu ordnen und die darin enthaltenen Informationen für Nutzende zugänglich zu machen (Fachbegriff: "Verzeichnen", also idealerweise die wesentlichen Informationen in eine Datenbank eintragen). Dabei gibt es zwei Möglichkeiten des Vorgehens: zuerst Verzeichnen, dann Ordnen/Klassifizieren (→ Bär`sches Prinzip) oder umgekehrt zuerst Ordnen/Klassifizieren, dann Verzeichnen (→ Streifenmethode). Die Entscheidung dafür hängt vom Zeitplan und von den Umständen ab.

- Bär`sches Prinzip: das ist die übliche Methode

1. Verzeichnung (in der Reihenfolge, wie die Archivalien in die Hände der Archivar:innen fallen, Nummerierung fortlaufend (numerus currens), ohne auf Klassifikation Rücksicht zu nehmen)

2. Klassifikation (nachträglich in Datenbank)

→ Vorteil: pragmatischeres, offenes Prinzip (Signaturen können nach hinten ergänzt werden bei Nachlieferungen) → Nachteil: die Signaturen werden nicht systematisch vergeben (die Signaturen “springen” in der Datenbank/im Findbuch unsystematisch)

- Streifenmethode: sie wird meist für abgeschlossene Bestände verwendet

1. vorläufige Verzeichnung mit Papierstreifen (auf denen eine vorläufige Signatur steht und die in die Unterlagen gelegt werden)

2. Klassifikation

3. endgültige Verzeichnung

→ Vorteil: systematischere Signatur-Vergabe, Lagerung im Magazin entsprechend der Klassifikation → Nachteil: umständlich (zeitaufwendiger), da die Materialien mehrmals in die Hände genommen werden müssen