Profilbildung und Bewertung

Was ist ein Archivprofil?

Mit einem Archivprofil wird festgelegt welche Themengebiete im jeweiligen Archiv gesammelt werden. Dies ist wichtig für den Erwerb von Sammlungen, da so Bestände thematisch ergänzt werden können. Gleichzeitig dient das Archivprofil aber auch dazu abzugrenzen, was nicht gesammelt wird. Der Begriff Archivprofil wird somit auch synonym mit dem Begriff Sammlprofil verwendet. Ein Archivprofil wird individuell je Archiv erstellt und kann sich an den bereits vorhandenen Beständen orientieren, jedoch auch auf zukünftige Sammeltätigkeiten ausgerichtet sein. Es wird schriftlich festgehalten und kann so auch zum Austausch in Hinblick auf die Sammeltätigkeiten anderer Archive dienen. Jedoch ist ein Archivprofil nie in Stein gemeißelt. Es ist nicht verkehrt das Archivprofil auf die eigenen Sammeltätigkeiten und -thematiken regelmäßig hin zu reflektieren. So kann es nämlich auch vorkommen, dass es im Laufe der Zeit abgeändert und angepasst wird.

Um sich der Erstellung eines eigenen Archivprofils zu widmen kann es hilfreich sein die folgenden Fragen zu beantworten:

• Welche Themengebiete sind bereits in den eignen Beständen vorhanden? Und welche Themengebiete werden noch nicht abgedeckt, sind aber kontextuell für die eigenen Bestände relevant?

• Soll thematisch in die Breite oder die Tiefe gesammelt werden?

• Welchen Zeitraum umspannen die bereits gesammelten Materialien? Und welche weiteren Zeiträume sollen (nicht) gesammelt werden?

• Wie sehen die Materialgeber:innen aus? Von welchen Gruppen oder Einzelpersonen wird gesammelt? Das Archivprofil hilft nämlich nicht nur dem eignen Archiv, sondern kann auch potenziellen Materialgeber:innen als Anhaltspunkt für die Anbietung von Material dienen

• Welche Materialarten sind in den eignen Beständen bereits vorhanden? Können die Sammeltätigkeiten in Hinblick auf andere Materialarten erweitert werden? (Interna wie Protokolle und Korrespondenzen, Broschüren, Zeitschriften, Plakate, Aufkleber, AV-Medien, Fotos, Button, Transparente, etc.)

• Wie sehen die räumlichen Kapazitäten aus? Welche Sammlungen oder Materialien könnten in welchem Umfang übernommen werden?

Was bedeutet Bewertung?

Unter Bewertung versteht man die Beurteilung von Archivgut bei der entschieden wird, welche Unterlagen dauerhaft archiviert und welche kassiert werden, d.h. als nicht als archivwürdig eingestuft und somit vernichtet werden. Als Arbeitsschritt kann die Bewertung vor der Erschließung oder während der Erschließung stattfinden. Durch die Bewertung verringert sich ein Bestand oftmals physisch. Er wird reduziert hin zu einer aussagekräftigen Überlieferungsbildung. Dies ist keine einfache Aufgabe, die mit einer großen Verantwortung einhergeht. Einerseits muss die bewertende Person über ein umfassendes thematisches Wissen verfügen um eine Bewertung überhaupt erst vornehmen zu können ohne Lücken in der Überlieferung zu erzeugen, andererseits muss vor einer Bewertung auch geklärt werden ob dies rechtlich überhaupt erlaubt ist. Wurde in dem Übernahmevertrag festgehalten, dass aus dem Bestand kassiert werden darf? Und wenn ja, wie kann eine Bewertung von Statten gehen? Und an welchen Kriterien orientiert sie sich? Denn einmal kassiertes und vernichtetes Material ist nicht wiederherstellbar.

Wie können wir entscheiden, was wir bewahren wollen – und was weggeschmissen werden kann?

Die Bewertung von Archivgut in Freien Archiven unterliegt weniger Regularien als in kommunalen oder staatlichen Archiven und orientiert sich an dem eignen Archiv- bzw. Sammelprofil. Dies bedeutet einerseits eine freiere Arbeitsweise jenseits von geltenden Archivgesetzen, andererseits aber auch, dass die Bewertung immer subjektiv dem/der jeweiligen Archivar:in unterliegt. So können persönliche Interessen und politische Neigungen oftmals mit in die Bewertung und Kassation einspielen und die Überlieferungsbildung beeinflussen. Das Archivprofil hingegen soll helfen nachvollziehbare Kriterien für die Sammlung von Archivgut zu erstellen, die für alle im Archiv Tätigen nachvollziehbar und transparent sind.

Folgende Kriterien und Fragestellungen können bei einer Bewertung von Material hilfreich sein:

• Passen die Unterlagen thematisch in das Archivprofil?

• Sind die Unterlagen aus dem Sammlungszeitraum welcher im Archivprofil festgehalten ist?

• Wie hoch ist der Erkenntnisgewinn und Quellenwert der einzelnen Unterlagen? Handelt es sich dabei um Originale wie Korrespondenzen oder massenhaft produziertes Material wie eine kopierte Presseausschnittsammlung?

• Ausgehend vom möglichen Erkenntnisgewinn der Unterlagen: Könnte ein zukünftiges Nutzer:innenintresse an den Unterlagen bestehen?

• In welchem Zustand befindet sich das Material? Gibt es Schäden wie Stockflecken oder Schimmel die eine Bewertung bedingen, da die Archivierung mit großem Aufwand und Kosten verbunden sind?